Comment organiser le déplacement à l’étranger d’un commercial ?

Avant d’effectuer un voyage, il est capital de prendre en compte certains aspects. Alors, si vous voulez organiser le déplacement à l’étranger d’un commercial, suivez notre guide pour y parvenir.

Choisissez un moyen de déplacement

Si vous voulez organiser un voyage commercial pour votre employé, il est important de choisir, son moyen de déplacement. Pour ce faire, vous devez lui réserver son avion en avance afin de faciliter le voyage. De ce fait, vous devez prendre certaines précautions pour acheter son billet. Vous devez donc souscrire une assurance de voyage et être sûr que les bagages sont inclus.

Prévoyez les modalités de transport sur place

Une fois à destination, votre employé devra effectuer des déplacements. Vous devez donc lui trouver un moyen de déplacement. Pour ce faire, vous pouvez choisir de  louer une voiture sur place afin de pouvoir rencontrer les clients ou partenaires. Si vous louez une voiture, cela sera plus avantageux et plus économique que d’opter pour un taxi ou les transports communs.

Pensez à hébergement de votre employé

Si le séjour à l’étranger de votre commercial va durer plusieurs jours, il est capital que vous réserviez un hôtel ou une auberge. Là, ce sera plus simple si votre entreprise possède une politique de voyage. Ainsi, si votre entreprise est abonnée à un hôtel, les tarifs seront amoindris. Ensuite, pour choisir un hôtel, vous devez privilégier un milieu central proche de vos clients.

Votre commercial doit faire une liste des documents essentiels

L’organisation d’un déplacement à l’étranger ne s’arrête pas là. Rappelez à votre employé de préparer les documents qui seront indispensables pour son voyage. Il doit s’assurer qu’il n’a pas oublié :

• sa pièce d’identité ou passeport
• ses billets d’avion
• son carnet de notes
• ses cartes de visite
• une enveloppe.

Les documents à rassembler pour son voyage dépendent des objectifs de l’entreprise.

Votre commercial doit établir une feuille de route

Pour formaliser le déplacement à l’étranger d’un commercial, il est important que l’employé élabore une feuille de route. C’est un parchemin qui lui permettra d’établir son itinéraire et de faire un plan de voyage. Dans ce parchemin, il peut mentionner ses rendez-vous, ses trajets, son hôtel et la note de frais.

Votre commercial doit préparer son absence

Avant de voyager pour deux ou plusieurs jours, il est capital que votre employé consacre un peu de temps à vos clients. Il peut ainsi répondre à certains mails et les informer de son voyage. Toutefois, vous pouvez faire appel à une agence de voyages pour planifier son déplacement. Vous pouvez également opter pour une assistance qui pourra l’accompagner lors de son déplacement. Désormais, en suivant ces démarches, il vous sera plus facile d’organiser le déplacement à l’étranger d’un commercial.